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13 Best Practices For Client Presentations from Prof Skip Gunther

Booz Allen Hamilton에서 일했던 Skip Gunther 교수는 자신의 컨설팅 경험을 통해 얻은 클라이언트에게 PT할 때 유의해야 할 13가지 사항에 대해서 소개하고 있다. 클라이언트 보고 또는 내부 보고를  하면서도 스스로 뭔가 아니라고 느꼈던 부분에 대해서 잘 짚어주고 있어서 업무에 참고가 되겠다.  

1. 결과물, 결론, 또는 제안사항을 클라이언트가 이해할 수 있는 적절한 맥락에 맞춰 보고하라!
⇒ 사실 착수보고, 중간보고, 최종보고 등을 통해 클라이언트의 기대수준 등을 조절하는 것이 중요하겠다.

2. 항상 최고경영자의 입장에서 생각하라: 비용, 기대효과, 조직 전체에 대한 영향력, 담당인력은 어떻게 될 것인가
재무분석을 하거나 제안사항들의 우선순위를 설정해서 청중이 상대적인 중요성을 알 수 있도록 하라.
⇒ 컨설턴트는 항상 전체적인 그림을 보며 일을 할 수 있어야 하겠다. 실행가능성을 체크하면서...

3. 제일 먼저 자신의 컨설팅 팀원들의 이름과 역할을 소개하라. 그러면 청중들은 발표자 옆에 있는 이들에 대한 상상력을 펼치기를 멈추고 PT에 집중할 수 있을 것이다.
⇒ 팀원을 열심히 팔아 줌으로써 업무에 대한 클라이언트의 신뢰성이 높아진다. 이는 또한 팀장으로서의 중요한 역할이다. 항상 팀원을 어떻게 판매(?)할 수 있을지 고민하고 준비가 되어 있어야 겠다.  
 
4. 항상 제안사항을 조사결과 및 결론과 연결시켜야 한다. 
당신의 제안내용이 멋진 것일 수 있지만, 적절한 맥락속에서 제시되지 않는다면, 왜 다른 대안보다 더 나은지 의구심이 들게 될 것이다.
⇒ 자신과 같은 사전경험을 가지고 있다고 섣불리 진단하지 말고 같은 맥락을 이해하도록 노력해야겠다.

5. 다른 사람들에게 PT를 하기 전에 클라이언트가 완전히 동의하고 있는지 항상 확인할 것
⇒ 대외적으로 공표하기 전에 클라이언트가 내용 및 공개여부에 대해서 어떤 의견을 가지고 있는지 확인이 필요하겠다.

6. 거짓말을 해서 불충분한 조사분석을 숨기려 들지 말아야 한다. 
결국 부족한 부분은 드러나게 되며 클라이언트와 다른 사람들의 신뢰를 잃게 될 것이다. 지적인 양심은 항상 중요하다.

7. 텍스트가 빽빽하게 차 있는 차트를 너무 빨리 넘기지 않도록 주의하라.
혹은 그 목적이 근거자료가 충분하다는 점을 단순히 언급하기 위한 것이라면, 넘어가기 전에 몇가지 근거자료를 언급하도록 하라. 
⇒ 막상 중요하다고 생각해서 자료를 채워 놓았을 텐데 그냥 넘어간다면 클라이언트 역시 의구심을 가지게 될 것이다.

8. 질문에 대한 답변을 위해 모든 팀원들이 당신을 의지할 때 원칙에 집착하라.
 사려깊은 답변을 내놓거나 아니면 좀 더 생각해 봐야 겠다고 솔직하게 대답하라. 생각없이 답변하는 것은 더 위험할 수 있다. 

9. 처음부터 청중들을 완전하게 몰입시킬 수 있는 일종의 장치를 만들기 위해 노력하라. 자극적인 질문일 수도 있고, 팀동료를 소개하지 않는 것 처럼 집중도를 떨어뜨리는 일이 없도록 해야 한ㄷ.
⇒ 처음 몇 분 동안 강력한 인상을 심어주지 않으면 잃어버린 청중을 다시 찾아 오기 어렵게 된다.ㅣ

10. 좋은 아이디어나 핵심적인 인사이트를 준 클라이언트에 대해서 감사의 표시를 하도록 하라.
당신의 모든 제안은 최초에 클라이언트로부터 온 것일 수 있다. 당신이 기여한 바는 이러한 인풋을 하나의 틀 속에 넣고 맥락을 부여함으로써 모든 사람들이 훌륭한 아이디어임을 알 수 있도록 하는 것이다.
⇒ 항상 컨설팅 성과는 클라이언트와의 공동성과임을 잊지 말자.

11. 좋은 컨설턴트는 클라이언트들에게서 받은 칭찬을 되돌릴 수 있는 방법들을 찾아낸다.  
 당신은 이미 보수 (및 창의적이고 전문적인 업무를 한다는 강한 만족감)을 받았을 것이다. 하지만 클라이언트는 당신이 제공하고 제안한 것을 가지고 일해야 한다.
⇒ 클라이언트측 담당자들도 사내에서는 정치적인 입장을 가지고 있다. 이들의 입지가 공고해 질 수 있도록 적극적으로 지원해야 한다.

12. 당신의 결론과 제안사항에 동기부여할 수 있도록 분석자료를 충분하게 제시하라.
아마 대부분의 내용이 부록편에 포함되겠지만, 스토리라인 속에도 충분히 포함해야 한다.
 ⇒ 결국 잘 짜여진 하나의 스토리라인에 부합되는 자료만이 의미가 있다.

13. 자료원을 인용할 때는 항상 꼼꼼하게 확인해라.
스스로 모든 자료를 만들어 내지 않았어도 좋다. 다만 (컨설턴트로서 당신이 한 일은) 문제 해결을 위해서 각 부분을 통합하여 하나의 스토리로 만들어 냈다는 점이다.  
 ⇒ 스토리텔러로서의 연금술사 역할에 주목해야 겠다.

<딱 5일에 끝내는 프레젠테이션>(니시노 히로키, 랜덤하우스, 2007)

이 책은 20여년간의 프레젠테이션 교육경험에서 우러나온 저자 자신만의 팁들을 담고 있다. 책 말미에서 저자는 요절한 친구를 위한 '추모파티'에서 행한 PT가 생애 최고의 'present에이션'이라고 회고하고 있다. 모든 PT에 '마음'과 '기술'을 담아줄 것을 주문하고 있는 것이 마음에 와 닿는다.


*프레젠테이션에 관한 속설깨기

속설 1 말주변이 없어도 오래 이야기하면 된다?
=> 말을 많이 할수록 말하고자 하는 초점이 흐려지기 쉽다
속설 2 말을 잘하는 것보다 잘 들어주는 것이 더 낫다?
=> 적절한 타이밍에 들은 내용을 능숙하게 풍부한 표현력으로 '반응'해야 한다
속설 3 말잘하는 것이 '타고난 재능'이다?
=> 아마츄어보다 프로가 더 많은 노력을 기울인다.

* 말을 잘하는 사람의 세가지  타입
1. 재미있게 이야기 한다 (각색). <======>             Contents
2. 알기쉽게 이야기 한다 (Keep It Short & Simple:KISS) <=====> Structure
3. 표현방법이 뛰어나다.            <======>             Delivery

*  프리젠터의 '원죄론'
 '프리젠터는 죄를 짊어지고 있다(p. 64)'
  "프리젠테이션을 통해 청중들로부터 시간을 빼앗는 시간 이상의 가치를 제공해야 할 의무가 있다. 그러므로 '자기가 할 말을 막힘없이, 또 큰 문제없이 끝내면 된다'고 생각하는 것은 잘못이다."

* 재미있는 이야기의 다섯가지 특징
1. 알기쉽다 (단순한 스토리; 웃음을 자아내는 재미가 아니라 이야기에 빠져들게 되는)
2. 리얼리티가 있다
3. 스토리가 있다 (변화와 성장, 감정의 표현)
4. 친근감이 느껴진다 (다케무라 겐이치: 지방강연을 가면 먼저 택시로 근방을 한바퀴 돌아라)
5. 의외성이 있다

*어떤 이야기라도 매력적으로 바꾸는 테크닉 5
1. 사례/구체적인 예( 청중의 상황적 공감을 불러일으키고, 실제적 이익의 수용가능성 확대)
2. 비유어/비유 ('나비처럼 날아서 벌처럼 쏜다')
3. 수치/데이터 ('지금까지 235개 회사에서', '하루 단돈 xx원이면')
4. 대비 (수박에 소금을 쳐라; '부자아빠 가난한 아빠')
5. 보증서
 
*청자의 지식욕구 매트릭스
 A형: 지식이 많고 욕구도 높은 유형
 B형: 지식은 적으나 욕구는 높은 유형 (요점만 간단히 전달)
 C형: 지식도 낮고 욕구도 낮은 유형 (나와 관계있는 이야기로 전달)
 D형: 지식은 많으나 욕구는 낮은 유형 (가장 어려운 대상)

*프레젠테이션은 '넓고 얕게'가 아니라 '좁고 깊게' 집중하라 (p. 104)
*프레젠테이션을 듣고 '아 좋은 이야기를 들었다'에서 끝나버리면 그 프레젠테이션은 실패한 것이다. 그 후 청중에게 변화를 일으키지 않으면 안된다. 자기 주장이 필요하다.(p.124)
* '프레젠테이션에서 청중들이 나에게 어떤 인상을 가지길 원하는가'라는 목표설정 후 접근
* 자연스럽게 웃는 표정을 연출하라

* 메인메시지 전달방법
- 메인메시지는 자신이 말하고 싶은 것을 한마디로 표현한 것'
- 메시지는 단적으로 정확하게 전달하라
- 3C frame을 이용하라 (청중이 듣고 싶은 말; 우리의 강점; 경쟁사와의 차별성(@))
- 테마와 메인 메시지는 다르다 (방향성이 있는가? 논의의 여지가 있는가?)

* 알아듣기 쉽게 말하는 테크닉 3
1. 순서 정하기 (예고(@그러나 알맹이를 채워서); 결론부터 제시한 본론)
"...가장 전형적인 것은 모든일을 '시간순'으로 이야기하려고 하기 때문이다... 화자는 자기가 거쳐온 과정을 완전히 이해해주기를 바라는 마음이 앞선 나머지 자기도 모르게 그만 이런 방법을 취하게 된다. 그러나 청자는 이해하기 힘들다."
분리)
3. 적절한 어휘 선택 (키워드를 쓰면 이야기가 짧아진다; 기사읽은 뒤 표제어를 가리고 예상해보라; 키워드의 조건은 '메시지 전체를 포괄; 짧을 것;쉬울 것; 로손의 캐치프레이즈'한숨돌리는 길거리 스테이션')

* 시선접촉으로 자신감을 보인다
1. 청중 한사람 한사람과 시선을 주고받는다(많은 사람에게 이야기하지만 순간의 상대는 늘 한사람'
2. 눈을 마주치는 시간을 조정한다(1초에서 3초; 소수에게 긴장감을 주지 말것;넥타이나 입을 응시하되 가끔씩은 확실하게 '눈'을 마주칠 것)

* 말과 말사이에 '침묵'을 끼워 넣어라
사이1 : 문장과 문장사이의 1~2초
사이2 : 단락과 단락 사이의 2~3초
사이3 : 청중의 참여를 유도하는 시간 3초 이상

*자신감도 트레이닝하자
-네거티브 피드백에는 근거있는 자신감으로 맞서자
-칭찬은 60%, 지적은 40%(날카로운 지적에 자신감이 뿌리째 뽑히지 않도록)